第一章  总  则

第一条  为加强黄冈师范学院校友工作平台建设、指导各级各类备案校友组织开展工作，依据湖北省民政厅和教育厅相关政策和《黄冈师范学院校友会章程》，制定本意见。

第二条  黄冈师范学院校友会备案校友组织是指在黄冈师范学院校友会正式备案的一级校友组织（以下简称“备案组织”）。备案组织具体包括院系校友组织、地方校友组织（含港澳台）、海外校友组织、行业校友组织、兴趣校友组织及其他校友组织，不包括上述校友组织发展的次级组织。备案组织中如属省内区域的，亦可称“分支机构”，省外的称“代表机构”。

第三条  备案组织中的“分支机构”请直接使用总会章程的相应条款。

第二章  组织和工作

第四条  备案组织名称中包含“黄冈师范学院”、“黄冈师院”或“黄师”字样的应取得黄冈师范学院校友会的授权；备案组织名称中包含“黄冈师范学院”中外文全称或简称的，也应取得黄冈师范学院校友会的授权。备案组织的会旗、会标等标识应符合黄冈师范学院关于视觉形象识别系统的有关管理规定。

第五条  备案组织中的“代表机构”成立及活动应遵守所属地社会团体主管部门的相关法律法规，并在学校校友会章程框架下规范进行。

第六条  备案组织中的“代表机构”应参照属地关于社团法人的规定制定章程。章程原则上应该包括业务范围、会员、组织机构、负责人的产生和罢免、资产管理和使用原则、章程修改程序、组织终止程序及终止后的财产处理等内容。其章程应在注册登记前报校友总会批复备案。备案组织中的“代表机构”按照各自章程独立开展活动，接受黄冈师范学院校友会的业务指导。

第七条  各备案组织应参照黄冈师范学院校友会数据库格式建立会员数据库，尽量保证会员信息的完整和准确，黄冈师范学院校友会可以提供必要的技术支持。各备案组织可以定期整理无校友证会员的信息，集中办理校友证。

第八条  各备案组织内部应设立理事会、常务理事会。会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长等领导机构成员的职务，实行任期制，一般连任不超过两届。

第九条  各备案组织应该设立监事会或监事，建立健全内部监督机制。理事不得兼任监事。

第十条  备案组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及社会组织人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序，不得由个人专断。进行改选换届的会员（代表）大会、理事会须有符合法定人数的会员（代表）、理事出席方能召开，不得以通讯方式召开。会员（代表）大会、理事会民主决议事项，不得以鼓掌方式进行表决。

第十一条  备案组织领导机构应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。

第十二条  备案组织领导机构换届建议邀请黄冈师范学院校友会领导参会指导，已经注册的备案组织建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。

第十三条  备案组织应定期开展活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动。

第十四条  备案组织可以收取会费，具体收费范围、金额和方式可依据本组织章程自行决定。

第十五条  具有独立法人资格的备案组织可以从事非营利性经营活动，经营收益应严格用于符合设立目的的组织活动，不得用于个人分配。经营活动应符合所属地法律法规，不得损害黄冈师范学院或黄冈师范学院校友组织的声誉。

第十六条  备案组织财务收支应全部纳入组织法定账户，不得使用其他单位或个人的银行账户进行账务往来，不得账外建账，不得设立“小金库”。

第十七条  备案组织财务人员应持证上岗，会计不得兼任出纳；组织负责人直系亲属不得担任会计、出纳。

第十八条  备案组织应进行年度审计、换届审计和法定代表人离任审计，并将审计结论向会员（代表）大会或者理事会、监事会（监事）报告。

第十九条  备案组织秘书处承担联络沟通职责。备案组织应指派1人为日常联络员，报黄冈师范学院校友会秘书处备案。

第二十条  备案组织可以通过网站、刊物、微博、微信、APP移动终端应用等途径提升服务质量，提高工作效率，扩大组织影响。黄冈师范学院校友会可以提供必要技术支持。

第二十一条  黄冈师范学院校友会可以为备案组织活动提供母校嘉宾联络、活动前期宣传、后续报道等服务支持。

第二十二条  鼓励备案组织积极承办“黄冈师范学院校友会会员代表大会”、“黄冈师范学院校友会各分会会长、秘书长联席会议”、“黄冈师范学院校友会理事会会议”、“黄冈师范学院校友工作研讨会”等；鼓励备案组织之间联合举办相关校友活动。

第二十三条  备案组织应积极配合和参与母校的招生、就业创业、继续教育、对口支援和扶贫、校地合作、筹款等具体工作。

第二十四条  备案组织应建立活动档案，保留文字和图片资料；决议类会议纪要或表决记录应该有不少于3名参会人员签名。

第二十五条  备案组织可以发展次级组织，如分会、协会、俱乐部等，根据所属地法律法规办理，报黄冈师范学院校友会秘书处补充备案内容。次级组织原则上应通过所属备案组织联系黄冈师范学院校友会。

第三章  备案和表彰

第二十六条  备案工作分为“常规备案”和“即时备案”。

“常规备案”指一级校友组织每两年一次向黄冈师范学院校友会秘书处提供备案登记表（附件1、2）、会员信息表（附件3）和最近两年的工作总结及计划。“常规备案”一般安排在“黄冈师范学院校友工作研讨会”或“黄冈师范学院校友会会长、秘书长联席会议”召开前6个月进行。

“即时备案”指一级校友组织成立、领导机构变更、修改章程、设立次级组织、完成注册、变更法定代表人和日常联络员、组织终止等重要事项发生时，应即时向黄冈师范学院校友会秘书处备案，不必按照常规备案的时间进行。

第二十七条  兴趣类和行业类校友组织备案还应提交本组织在本领域或行业内具备广泛代表性的文字说明，可以包含但不限于：

（一）会员数量及地域分布；

（二）常规校友活动及服务的形式和地域范围；

（三）网站、移动终端应用等跨地域交流平台；

（四）本领域或行业有全球或全国影响的品牌活动；

（五）主要负责人在本领域或行业内具有公认的影响力和号召力；

（六）其他可以说明组织广泛代表性的内容。

第二十八条  根据《黄冈师范学院校友会表彰奖励办法》，黄冈师范学院校友会成立表彰奖励评审委员会，每两年一届评选“优秀校友会”，表彰工作成绩突出的备案组织。表彰一般与“黄冈师范学院校友工作研讨会”或“黄冈师范学院校友会会长、秘书长联席会议”同年进行。备案组织可以积极推荐“优秀校友”、“优秀校友工作者”和“校友工作贡献奖”的个人奖项人选。

第四章  代表和理事推荐

第二十九条  黄冈师范学院校友会会员代表大会是黄冈师范学院校友会最高决策机构，每五年召开一届。备案组织要根据《黄冈师范学院校友会章程》、《黄冈师范学院校友会理事产生办法》积极推荐会员代表和团体理事候选人。

第五章  附  则

第三十条  本指导意见经2016年8月13日黄冈师范学院校友会第二届理事会第二次会议审议通过，通过之日起生效。

第三十一条  本意见由黄冈师范学院校友会秘书处负责解释。

   附件1：黄冈师范学院校友组织备案登记表

   附件2：黄冈师范学院校友组织会员信息表

附件1： 

    黄冈师范学院校友组织备案登记表

（盖公章处）        备案时间：   年    月

填表说明：

1、 会员总数指可以提供有效联系方式等会员基本信息的确数；

2、 服务校友总数指本组织宗旨规定的主要服务对象的数量，可以是概数；

3、 已经注册的组织首次备案请附民政部门核准注册的证明文件复印件1份（A4纸）；

4、 主要负责人一栏如不够填写，可另附表格说明；

5、 如有内部发行的刊物，请在备注一栏注明名称、发行周期及发行量。

黄冈师范学院校友会秘书处制