今年3月份以来，各教学学院和各相关职能处室精诚合作，为组建各地校友分会、采集校友信息、组织校友返校活动和遴选优秀校友等方面做了大量深入细致的工作，取得了显著成绩。学校经过慎重研究，决定在11月27日召开黄冈师范学院校友会第二次会员代表大会暨理事会换届会议。为了开好这次大会，学校决定在10月10日召开各地校友分会会长、秘书长联席会议，现将会长、秘书长联席会议内容及相关工作要求通知如下：

一、颁发聘书

在校友分会会长、秘书长联席会议上，学校领导为各地校友分会会长和秘书长颁发聘书。各教学学院和相关职能处室在9月28日前务必完成各地校友分会组建工作，确定出席会议的会长和秘书长人选，校友办负责聘书制作和会议组织。各分会机构其他成员的聘书由各分会领回组织发放。

二、校友会章程宣贯与修改

在会长、秘书长会议上，要认真宣贯校友会章程，并为在第二次会员代表大会上修改、完善和审议通过作好准备。责任单位为校友办。

三、校友信息系统培训与校友通讯录编辑

校友信息系统培训由校友办和武汉窗友公司负责；各地校友分会负责本会会员通讯录的编辑（表格见附件1），各校友分会筹建责任单位（即各教学学院）负责核实，9月28日前完成；各教学学院负责本学院历届毕业生校友通讯录的编辑（表格见附件2），10月8日前完成；黄冈师范学院校友通讯录以教学学院为单位，由各教学学院负责编辑，校友办负责汇总和印刷，11月8日前完成。

四、会员代表名额分配与代表名单报送

校友办根据各地校友分会会员总数按比例分配会员代表名额300人，会议总人数控制在350人，各校友分会负责在10月20日前完成推选会员代表并将代表名单报送校友办，由各校友分会筹建责任单位（即相关的教学学院）负责落实。没有组建校友分会的地域，如有优秀校友，需要会员代表名额的，请教学学院与校友办协商。

五、部分校友风采录入选候选人征求意见

各教学学院要根据7月2日的“关于编纂黄冈师范学院优秀校友风采录有关工作的通知”要求，迅速完成本学院优秀校友事迹材料汇编（即《黄冈师范学院某某学院优秀校友风采录》），要求每位入选优秀校友事迹材料字数在500字左右，并附彩色登记照或生活照一张，9月26日前完成报送；校友办、校庆办负责在10月8日前完成入选《黄冈师范学院110名校友风采录》候选人材料，并提交会长、秘书长会议征求意见。

六、捐赠方案听取意见与捐赠动员

校庆办、校友办负责捐赠方案解读并提交会长、秘书长会议听取意见，发动捐赠。

七、校友会第二次会员代表大会暨理事会换届会议议程征求意见

校友会第二次会员代表大会暨理事会换届选举会议议程由校友办负责制定、解读并提交会长、秘书长会议征求意见。

筹备召开黄冈师范学院校友会第二次会员代表大会暨理事会换届会议是学校校友会工作中一件大事，也是学校110年校庆工作中的一件大事，请各教学学院、各相关职能处室和各地校友分会高度重视，切实按要求完成各项任务。

附件：1. 黄冈师范学院××校友分会会员通讯录

2. 黄冈师范学院校友通讯录

黄冈师范学院

2015年9月14日