为了进一步加深感情，凝聚力量，共谋发展，推进校友工作取得新进展、新成效，筹备召开好黄冈师范学院校友会第二次会员代表大会暨理事会换届会议，学校拟定于2015年10月17日召开黄冈师范学院各地校友分会会长、秘书长第一次联席会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间、地点

时间：2015年10月17日上午

地点：黄冈师范学院南区图书馆六楼会议厅

二、参会人员

在黄冈师范学院校友会办公室备案成立的各地校友分会的会长、秘书长，学校相关人员。三、报到时间与会议日程

报到时间：10月16日下午。

会议日程：见附件1

四、其他事项

1.各校友分会按通知要求安排会长、秘书长参会，并于10月8日前将会议回执（见附件2）发至校友办，以便做好接待和安排，同时请发送参会人员近期半身生活照或登记照电子版于联络邮箱，用于制作通讯录和会议牌，如确因特殊情况不能参会，烦请提前告知。

2.有意在联席会议上介绍所在校友会活动开展情况的，请制作自己所在校友会的基本情况和开展活动的ppt或多媒体，并于10月12日前提交校友办。

3.各校友分会要迅速编辑好会员通信录（表格见附件3），并于10月8日前把会员通讯录电子版传校友办，以便分配出席校友会第二次会员代表大会名额。

4.学校拟每年召开一次各地校友分会会长、秘书长联席会议，希望有意承办下一届联席会议的地方校友会于10月12日前向校友办发送承办申请书，简要介绍承办意向和所具备的条件，根据提交申请情况，校友办将在会议期间安排遴选事宜。

5.母校和基金会将负责参会会长和秘书长的会务费用，也欢迎有实力的参会校友通过多种方式回报母校或赞助本次聚会。黄冈师范学院教育发展基金会受学校委托，将做好有关服务工作。基金会专设“校友基金”用于赞助校友返校聚会等相关活动。

附件：1.黄冈师范学院各地校友分会会长、秘书长第一次联席会议日程

2.黄冈师范学院各地校友分会会长、秘书长第一次联席会议回执

3.黄冈师范学院各校友分会会员通信录格式

特此通知

黄冈师范学院校友会办公室

2015年9月30日