黄冈师范学院校友会关于贯彻各地校友分会会长、秘书长第二次联席会议暨校友会理事会二届二次会议精神的通知  

各校友分会、校内各相关教学学院及职能部门：

8月13日，学校校友会在深圳召开了各地校友分会会长、秘书长第二次联席会议暨校友会理事会二届二次会议，会议回顾总结了校友会近两年来的主要工作、学习宣传贯彻了《黄冈师范学院校友会章程》（校准稿）、挑选组织了4个分会代表和4个教学学院代表交流了校友工作经验和做法、讨论通过了旨在加强校友会建设和管理的“一个意见和四个办法”,即《黄冈师范学院校友会关于加强备案校友组织指导工作的意见》、《黄冈师范学院校友会理事产生办法》、《黄冈师范学院校友会表彰办法》、《黄冈师范学院校友会会员会费标准及财务管理办法》和《黄冈师范学院校友基金管理办法》。会议开得很成功，取得了丰硕成果。为贯彻落实这次会议精神，经校友总会会长通讯会议决定，提出了如下具体要求，请各分会联络单位做好指导，各分会务必抓好落实。

一、完善组织机构，健全组织制度

各校友分会要按照《黄冈师范学院校友会章程》、《黄冈师范学院校友会关于加强备案校友组织指导工作的意见》等制度要求，严格遵守章程，规范工作程序，健全各分会会员代表大会、理事会、常务理事会和监事会制度，完善校友分会组织机构，并做好会员代表大会、理事会及重大活动的报备工作。请各分会在12月底前做好理事会机构成员上报工作（见附件1：黄冈师范学院校友会XXX分会理事会成员一览表）。

二、规范会员发展，科学管理会员

各校友分会要按照《黄冈师范学院校友会章程》和《黄冈师范学院校友会关于加强备案校友组织指导工作的意见》要求，明确会员条件，规范会员入会程序，履行会员入会登记手续，不得用某区域组织或人事部门的信息直接编制会员信息上报，要强化会员权利和义务，积极规范地发展会员，建立会员数据库，保证会员信息完整、准确，办理会员证，真正实现会员的科学管理。请各分会在11月底前做好会员信息上报工作（见附件2：黄冈师范学院校友会XXX分会会员信息一览表）。

三、积极组织活动，规范活动管理

各校友分会要按照《黄冈师范学院校友会章程》和《黄冈师范学院校友会关于加强备案校友组织指导工作的意见》要求，系统规划校友活动计划，积极组织开展各类校友活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动。按章程要求，规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法，应定期向全体会员公布活动工作报告和活动财务报告，重大活动事项应向全体会员公告。按要求开好会员代表大会（或会员大会）、理事会（包括常务理事会）及年度峰会（见附件3：黄冈师范学院校友会XXX分会关于召开会员代表大会（或理事会）备案材料）。

四、建设信息平台，加强信息交流

各校友分会要按照《黄冈师范学院校友会章程》和《黄冈师范学院校友会关于加强备案校友组织指导工作的意见》要求，切实加强校友信息平台建设与管理，尤其是要加强校友QQ群、微信群的建设与管理，按照新媒体舆情管控要求，切实做好信息发布和舆情监控工作，让校友信息管理系统更完善、校友信息更丰富、传导信息更便捷、移动服务更及时，将各校友分会建设成为校友联络交流的平台、展示母校与校友风采的窗口，积极传导创新发展的正能量。

黄冈师范学院校友会秘书处

2016年9月12日

附件1：黄冈师范学院校友会XXX分会理事会成员一览表

附件2：黄冈师范学院校友会XXX分会会员信息一览表

附件3：黄冈师范学院校友会XXX分会关于召开会员代表大会（理事会）备案材料